algonaut automatisiert die Erfassung eingehender Kundenbestellungen in VARIO.
Bestellungen aus E-Mails, PDF-Dateien, Scans, Bildern, Excel-Dateien oder E-Mail-Freitext werden automatisch ausgelesen und verarbeitet.
Dabei erkennt algonaut Kunden, Lieferadressen, Artikel und Mengen. Für die zuverlässige Zuordnung berücksichtigt algonaut unter anderem kundenspezifische Artikelbezeichnungen, historische Bestellungen und wiederkehrende Bestellmuster.
Die erkannten Bestelldaten werden anschließend als Auftrag direkt in VARIO angelegt.
So reduziert algonaut den manuellen Aufwand im Vertriebsinnendienst, beschleunigt die Auftragsbearbeitung und verringert Übertragungsfehler. Die Lösung arbeitet im Hintergrund und erfordert kein zusätzliches System, in dem Mitarbeitende im Tagesgeschäft arbeiten müssen.
Die standardisierte Integration über den VARIO App-Store befindet sich derzeit in Vorbereitung. Individuelle VARIO-Projekte können bereits heute gemeinsam geprüft und umgesetzt werden.
Das Angebotsportal verwandelt jedes Angebot aus VARIO in eine sichere Webseite. Dein Kunde öffnet das Angebot über einen persönlichen Link, sieht das PDF und kann es mit einem Klick verbindlich annehmen oder ablehnen. Die Rückmeldung wird automatisch an Deine VARIO Cloud übermittelt.
Funktionen im Überblick:
- Schneller zum Auftrag: Nimmt der Kunde an, wird in VARIO automatisch ein Auftrag erstellt und das Angebots-PDF im DMS abgelegt – ohne manuelle Nacharbeit.
- Nichts geht verloren: Offene Angebote werden automatisch per E-Mail nachgefasst.
- Klarheit über Verluste: Bei einer Ablehnung erfassen Sie den Grund – die Auswertung „Verloren“ zeigt, warum Angebote scheitern.
- Ihr Auftritt: Das Kundenportal trägt Ihr Logo, Ihre Farbe und Ihre Firmendaten – auf Wunsch sogar unter Ihrer eigenen Domain (Zertifikat wird automatisch erstellt).
- Sicher: Optionaler Postleitzahl-Schutz, bevor das Angebot angezeigt wird.
Funktionen im Überblick:
Angebot in VARIO wie gewohnt erstellen → im Tab „Angebotsportal“ senden → der Kunde öffnet, sieht das PDF und nimmt an oder lehnt ab → bei Annahme entsteht der Auftrag automatisch. In der Übersicht siehst Du jederzeit alle Portal-Angebote mit Kennzahlen (offen, gewonnen, verloren). Das Angebotsportal ist in wenigen Minuten eingerichtet und läuft vollständig in Deiner VARIO-Umgebung.
Z3-Export
Mit der App Z3-Export erstellst Du GoBD-konforme Exporte steuerrelevanter Daten für Betriebsprüfungen und erfüllst die Anforderungen der Finanzverwaltung zur Z3-Datenträgerüberlassung.
Die App exportiert alle relevanten Finanzdaten im vorgeschriebenen IDEA-/GoBD-Format und erzeugt automatisch die erforderlichen Dateien wie CSV-Daten, index.xml und export.dtd. Der Export wird im Hintergrund verarbeitet und anschließend im DMS Deiner VARIO Cloud bereitgestellt.
Funktionen
- GoBD-konformer Export steuerrelevanter Daten
- Bereitstellung im von der Finanzverwaltung geforderten Z3-Format
- Automatische Erstellung der erforderlichen XML-, DTD- und CSV-Dateien
- Hintergrundverarbeitung als Task
- Ablage der Exportdateien im DMS
- Ideal für Betriebsprüfungen und steuerliche Außenprüfungen
Mit der Z3-Export App stellst Du sicher, dass Deine Unternehmensdaten jederzeit prüfungssicher und gesetzeskonform bereitgestellt werden können.
YouTrack-Tickets direkt mit VARIO Aufgaben verbinden
Mit der YouTrack App verbindest Du Deine YouTrack-Tickets mit Aufgaben aus der VARIO Cloud. Erstelle neue Tickets direkt aus einer VARIO Aufgabe heraus oder verknüpfe bestehende Tickets, damit Informationen in beiden Systemen sauber zusammenlaufen und Dein Team jederzeit den Überblick behält.
Funktionen:
- Anlegen von YouTrack-Tickets direkt aus VARIO Cloud Aufgaben
- Verknüpfen bestehender YouTrack-Tickets mit VARIO Aufgaben
- Abgleich von Zusatzfeldern zwischen beiden Systemen
- Automatische Übertragung angehängter Dateien nach YouTrack
- Übersicht über YouTrack-Tickets per Dashboard-Widget
- Synchronisierung über Webhooks und Workflows
Belege digital und rechtssicher unterzeichnen lassen
Mit der Paperless App erstellst Du aus Deinen Belegen automatisch Dokumente, die per E-Signatur rechtssicher unterschrieben werden können. Das fertige Dokument wird auf Wunsch direkt an den passenden Empfänger versendet – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Funktionen:
- Dokumente in Paperless automatisch auf Basis eines Beleges erstellen
- Template-Parameter direkt mit den Daten aus dem Beleg befüllen
- Dokumente automatisch an den Empfänger versenden
- Status der Unterschrift jederzeit direkt im Beleg einsehen
3CX App
Verbinde Deine 3CX-Telefonanlage direkt mit der VARIO Cloud und greife bei eingehenden Anrufen sofort auf die passenden Kunden- und Kontaktdaten zu.
Die App gleicht eingehende Telefonnummern automatisch mit den in VARIO Cloud hinterlegten Adressen und Ansprechpartnern ab. Wird ein passender Kontakt gefunden, öffnet sich der entsprechende Datensatz direkt in der VARIO Cloud. So stehen Dir während des Gesprächs alle wichtigen Informationen ohne manuelle Suche zur Verfügung.
Funktionen:
- Direkte Anbindung der 3CX-Telefonanlage an die VARIO Cloud
- Automatische Anruferkennung anhand von Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- Sofortiges Öffnen passender Adressen und Ansprechpartner
- Schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen
- Sichere Authentifizierung über API-Keys
- Einfache Einrichtung über den 3CX CRM Integration Wizard
Mit der 3CX App optimierst Du Deine Telefonprozesse und hast alle relevanten Kundendaten genau dann zur Hand, wenn Du sie benötigst.
KI-gestützte Auswertungen direkt in VARIO
Die Intelligence-App verbindet künstliche Intelligenz mit deiner VARIO Cloud. Ein KI-Assistent greift kontextbezogen auf deine Belege, Kunden, Deals, Projekte, Aufgaben und Artikel zu, ermittelt selbstständig die passenden Datenfelder, führt Abfragen aus und visualisiert die Ergebnisse — interaktiv und sofort verständlich.
Ob tiefgehende Vertriebsanalyse, Projekt-Gesundheitscheck oder schnelle Texthilfe: Per Ein-Klick-Aktionen oder freiem Chat liefert die KI fundierte Auswertungen. Im Agent-Modus fragt sie eigenständig Daten ab und erstellt Visualisierungen. Über das KI-Gedächtnis lernt sie aus deinen Korrekturen, Präferenzen und Begriffen und wird mit jeder Nutzung treffsicherer.
Funktionen
- Kontextbezogener KI-Chat für Deals, Kunden, Projekte, Aufgaben und Artikel
- Datenanalyse in natürlicher Sprache — automatische VQL-Abfragen mit Diagrammen, Tabellen und KPIs
- Ein-Klick-Analysen: SPICE, Wettbewerbs- & Stakeholder-Analyse, Gewinnwahrscheinlichkeit, 360°-Kundenanalyse, Abwanderungsrisiko, Cross-Selling, Projekt-Risiko & -Health, Team-Auslastung u. v. m.
- KI-Texthilfe im Editor: Korrektur, Übersetzung, Verbesserung, Zusammenfassung
- Workflow-Assistent: aus einer Beschreibung erzeugt die KI lauffähige Workflow-Skripte inkl. Validierung
- Extended Thinking für komplexe Analysen — die KI „denkt“ erst durch, dann antwortet sie
- mandantenspezifisches KI-Gedächtnis
- Konfigurierbar pro Anwendungsfall: Provider, Modell, Temperatur, Token- und Thinking-Budget
- Erstellung von Datensätzen
- Verwaltung: Prompts, VQL-Abfragebibliothek, Webhooks, Protokolle, Migrationen
Die SMTP Mail App verbindet Deine VARIO Cloud mit einem beliebigen SMTP-Mailserver und ermöglicht den E-Mail-Versand direkt aus Deinen VARIO-Prozessen. Nach der Hinterlegung von Server, Port und Zugangsdaten werden Belege, Benachrichtigungen und Dokumente zuverlässig über Deine eigene SMTP-Infrastruktur versendet. Die Einrichtung ist sowohl pro Benutzer als auch über zentrale System-Profile für den automatisierten Versand möglich – inklusive Verbindungstest und Testmail zur Überprüfung der Konfiguration.
Funktionen
- Anbindung jedes SMTP-Servers mit Host, Port und SSL/TLS
- E-Mail-Versand pro Benutzer oder über zentrale System-Profile
- Konfiguration von Absendername, Absenderadresse und Standard-BCC
- Versand als HTML oder Text inkl. Anhängen und persönlicher Signatur
- Erweiterte Einstellungen für TLS-Sicherheit, Timeouts, Connection Pooling und Rate-Limiting für den Massenversand
- Verbindungstest und Testmail zur Validierung der Einrichtung
- Registrierung als Ausgabe-Konsument
So versendest Du Deine E-Mails zuverlässig über Deine eigene Infrastruktur, behältst die volle Kontrolle über den Mailversand und reduzierst den manuellen Aufwand in VARIO.
Automatisierte Intrastat-Meldungen direkt aus deinem VARIO Cloud ERP — versandfertig für das Statistische Bundesamt.
VARIO Intrastat verbindet deine ERP-Belege direkt mit der amtlichen Intrastat-Meldung. Die App liest deine freigegebenen Belege des Meldezeitraums, ermittelt die meldepflichtigen EU-Warenbewegungen und erzeugt eine Destatis-konforme Meldedatei — für Versendung und Eingang getrennt.
Belegarten, Lieferbedingungen und Artikel werden einmal gemappt (Art des Geschäfts, Verkehrszweig, Warennummer/CN8, Ursprungsland, Eigenmasse) — danach läuft jeder Meldezeitraum auf Knopfdruck. Streckengeschäfte, Dienstleistungen und nicht meldepflichtige Positionen werden automatisch ausgeschlossen, Frachtkosten anteilig umgelegt und Verkaufssets in ihre Komponenten aufgelöst.
Funktionen:
- Versendung & Eingang in einem Tool — inkl. Kunden- und Lieferantenrücksendungen
- Amtskonforme Ausgabe: INSTAT-XML (ISO-8859-1) und IDEV-CSV
- Flexible Mappings: Belegart → Art des Geschäfts & Richtung, Lieferbedingung → Verkehrszweig
- Artikel-Stammdaten: CN8-Warennummer, Ursprungsland, Eigenmasse, Mengenfaktor, „keine Übergabe“-Kennzeichen
- Automatische Regeln: anteilige Frachtumlage, Verkaufsset-Auflösung, Rundung & statistischer Wert nach Destatis-Leitfaden
- Saubere Abgrenzung: Streckengeschäfte, Dienstleistungen und Nicht-EU-Belege automatisch ausgeschlossen
- Testmeldung & Aggregation je Lauf wählbar
- DMS-Anbindung: jede erzeugte Meldedatei wird revisionssicher abgelegt
- Protokoll je Lauf: Warnungen und Hinweise (z. B. fehlende USt-IdNr.) direkt sichtbar
Voraussetzungen:
VARIO Cloud ERP mit gepflegten Warennummern (CN8) für Artikel im EU-Warenverkehr. Meldung nur aus dem Heimatland-Mandanten (DE).
Die Microsoft 365 App verbindet Deine VARIO Cloud direkt mit Microsoft 365 und ermöglicht den E-Mail-Versand aus Deinen VARIO-Prozessen heraus – über Dein eigenes Postfach. Nach der Anmeldung mit Deinem Microsoft 365 Konto kannst Du Belege, Benachrichtigungen und Nachrichten zuverlässig über Microsoft Graph versendet. Für den automatisierten Versand aus Geschäftsprozessen lassen sich zusätzlich zentrale System-Profile mit eigenen Postfächern einrichten. So nutzt Du die gewohnte Microsoft-Infrastruktur ohne manuellen Aufwand.
Funktionen
- Sichere Anmeldung mit dem eigenen Microsoft 365 Konto (OAuth)
- E-Mail-Versand direkt aus VARIO über Microsoft Graph
- E-Mails wahlweise sofort senden oder als Entwurf speichern
- Versand als HTML oder Text
- Zentrale System-Profile für den automatisierten Versand aus Geschäftsprozessen
- Unterstützung von Empfängern (An, CC, BCC), Anhängen und persönlicher Signatur
- Testfunktion zur Überprüfung der Verbindung
- Registrierung als Ausgabe-Konsument
So versendest Du Deine E-Mails zuverlässig über Microsoft 365, reduzierst manuellen Aufwand und sorgst für einen durchgängigen Kommunikationsablauf direkt aus VARIO.
